Cosa sono le Intranet aziendali?
Una intranet aziendale è un sistema di
comunicazione interno all'azienda, basato sugli standard
tecnologici utilizzati in Internet. Gli strumenti per creare
una Intranet aziendale, quindi, sono simili a quelli usati per
Internet. La caratteristica peculiare di una Intranet è
l'accesso alle informazioni pubblicate, che è
ristretto agli utenti autorizzati e non a tutti i navigatori.
Solitamente l'Intranet è protetta dall'esterno
tramite firewall.
Una delle migliori definizioni è quella
data nel 1998 da Tyson Greer in Understanding Intranets:
"una intranet è il web aziendale, il sito virtuale
dove business e comunicazione si sviluppano; condivide le
medesime tecnologie di internet con due differenze
fondamentali, proprietà e modalità di
accesso".
Una intranet è, in sostanza, il
posizionamento di una organizzazione in rete, un modello che
ridefinisce la relazione tra azienda e persona.
In uno scenario economico come quello attuale, la
tendenza delle aziende a concentrarsi sui processi interni
porta in primo piano il tema delle intranet, applicazioni di
cui si parla poco ma che si stanno fortemente diffondendo,
perché consentono di migliorare in modo tangibile
l'organizzazione, i processi e il ruolo stesso delle
persone all'interno dellazienda.
Perché le Intranet aziendali?
Risparmio di tempo
Come Intranet può far risparmiare tempo?
La maggior parte delle organizzazioni sono formate da persone
che lavorano insieme. Come comunicano i vostri collaboratori?
Con il telefono, con email, con i fax o con incontri
diretti?
Una Intranet può ridurre il tempo impiegato dai vostri
collaboratori nelle attività di comunicazione ordinarie.
Se state usando l'e-mail conoscete già i benefici
rispetto al telefono (spesso occupato o senza risposta). Un
problema dell'e-mail è che, tipicamente, ne servono
parecchie (inviate e ricevute) per completare una
comunicazione. Consideriamo invece l'uso di form nella
propria Intranet. Costruite form per le attività
richieste frequentemente all'interno della vostra
organizzazione. Per esempio richieste di riparazione PC,
richieste di cancelleria, richieste di ferie, e così
via. Assicuratevi che le form contengano tutti i campi
necessari e che consentano la validazione dei dati. Creerete
una comunicazione molto più rapida ed efficiente.
Quanto tempo i vostri collaboratori impiegano domandando
periodicamente le stesse cose? Volete diminuire questo tempo?
Mettete le informazioni sulla Intranet, e pubblicizzatela nella
vostra azienda.
I vostri collaboratori cercano documenti cartacei, report,
moduli, microfilm? Valutate la conversione di tutti i
documenti in formato elettronico, usando scanner,
software OCR o altro. Inseriteli in Intranet, e fornite un
motore di ricerca. La facilità di accesso e la
rapidità convincerà presto i vostri collaboratori
a usare la soluzione Intranet.
Diminuzione dei costi
Pubblicare la maggior parte dei documenti cartacei su
Intranet vi consentirà di risparmiare denaro (necessario
per stampare documenti e per distribuirli).
Paragonato a sistemi client-server tradizionali, o legacy, il
costo per utente sarà molto più basso. Il server
può essere inizialmente un pc desktop, ed essere
potenziato progressivamente. Anche la base dati può,
almeno inizialmente, non costare nulla.
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